Vorbereitung & User Guide — ToJo Navigator

Anleitung zur sicheren Vorbereitung, Durchführung und Nachverfolgung einer KI-Hosting-Entscheidung — ToJo Navigator.

Dieser User Guide hilft Ihnen, die Eingabe in den ToJo Navigator vorzubereiten und den späteren Decision Record richtig zu nutzen. Je vollständiger Use Case, Datenprofil, Rollen, Anbieterinformationen und Compliance-Angaben vorbereitet sind, desto belastbarer wird die Auswertung. Er erklärt, wofür das Werkzeug gedacht ist, welche Informationen Sie vorab brauchen, wer intern beteiligt sein sollte, welche Daten Sie nicht eingeben sollten, wie der Navigator aufgebaut ist, wie der Decision Record zu lesen ist und welche Aufgaben nach der Auswertung im Betrieb entstehen.

Kurzüberblick für die Geschäftsführung

Zweck: Der ToJo Navigator führt Ihr Unternehmen zu einer nachvollziehbaren Entscheidung, wo und wie eine KI-Anwendung betrieben wird (Public Cloud, Private Cloud, On-Premise, Hybrid oder AIaaS).

Ergebnis: ein Decision Record mit Empfehlung, Alternativenvergleich (Hosting-Ranking, qualitativ), Go-live-Auflagen, 90-Tage-Plan, Betriebsroutinen, KPI-Überwachung, Evidence-Matrix und Audit-Anhang — als Entscheidungsgrundlage und Nachweis. Hinweis: Es werden keine TCO-/Euro-Zahlen berechnet; die TCO-/Angebotsprüfung erfolgt separat.

Beteiligte: Geschäftsführung, IT-Leitung, Datenschutz, Security, Fachbereich, bei Bedarf Einkauf/Legal und externe Beratung.

Wann nur vorläufig: Fehlen Pflichtangaben oder zentrale Prüfpunkte (Use Case, Datenprofil, Rollen, Anbieter, Compliance), erzeugt der Navigator nur eine vorläufige Empfehlung — keine freigabefähige Entscheidungsvorlage.

Was es nicht ersetzt: Rechts-, Datenschutz- und Sicherheitsberatung, Anbieter-Audit, Zertifizierung und die finale Managemententscheidung.

3. Was der Guide leistet

Der ToJo Navigator unterstützt Ihr Unternehmen dabei, einen KI-Use-Case strukturiert zu erfassen, das Daten- und Risikoprofil zu dokumentieren, DSGVO- und AI-Act-Prüfpunkte vorzubereiten, Verantwortlichkeiten und Betriebsroutinen zu bewerten, Hosting-Optionen strukturiert zu vergleichen, Freigabebedingungen abzuleiten, einen Decision Record zu erzeugen und Nachweise sowie die laufende Überwachung vorzubereiten.

Wichtig: Das Ergebnis ist eine Entscheidungs- und Dokumentationsgrundlage, keine automatische Freigabe. Die Freigabe sprechen die Verantwortlichen Ihres Unternehmens aus.

4. Was der Guide nicht leistet

Der ToJo Navigator strukturiert relevante Prüfpunkte und macht offene Auflagen sichtbar. Die finale Bewertung und Freigabe verbleiben bei Geschäftsführung, IT, Datenschutz, Security und ggf. externer Beratung. Er ersetzt insbesondere nicht:

Zugang: Demo, Trial und Vollzugang

Den Zugangscode geben Sie auf der Startseite ein. Über „anderen Zugangscode eingeben" (unten auf der Startseite) wechseln Sie den Zugang.

Speichern, Laden und wo die Datei landet

Es gibt zwei Stellen zum Speichern: Im Eingabe-Formular sichern Sie Ihre Angaben als Entwurf (z. B. um später weiterzumachen, bevor Sie auswerten). Im fertigen Bericht speichern Sie den vollständigen Decision Record (Eingaben + Bewertung + Ihren Tracking-Stand) — das ist die Datei, die Sie aufheben und später wieder laden. Im Zweifel speichern Sie im Bericht.

Lokale Browser-Speicherung (Auto-Sicherung)

Beim Ausfüllen des Formulars werden Ihre Eingaben automatisch im Browser-Speicher (localStorage) gesichert. Das bleibt lokal auf Ihrem Gerät — es wird nichts an den Server gesendet. Beim erneuten Öffnen erscheint ein Banner „Entwurf vorhanden", den Sie laden oder verwerfen können. Möchten Sie alle lokal gespeicherten Navigator-Daten löschen, klicken Sie im Formular auf „Lokale Browser-Daten löschen" unter der Auto-Sicherungs-Anzeige (oder löschen Sie die Browser-Daten für diese Seite). Bei Nutzung in fremden Browsern (z. B. Internet-Café) sollten Sie diese Funktion am Ende immer ausführen.

Was Sie im Bericht eintragen, wird automatisch in Ihrem Browser gesichert — Sie können die Seite schließen und am selben Rechner weitermachen. Mit „Stand speichern" (⚙-Menü unten links) legen Sie zusätzlich eine versionierte Datei an, die Sie archivieren, weitergeben oder auf ein Netzlaufwerk legen können. Der Dateiname enthält Firmenname, Datum und Version (z. B. Decision-Record_Muster-GmbH_17-06-2026_v2.json).

Wo die Datei gespeichert wird: In Chrome/Edge wählen Sie Ordner und Speicherort selbst. In Safari/Firefox landet sie im Downloads-Ordner; möchten Sie auch dort den Ort wählen, stellen Sie in Safari unter Einstellungen → Allgemein → Download-Speicherort auf „Beim Download nachfragen".

Der Speichern-Knopf zeigt den Stand an: rot = es gibt ungespeicherte Änderungen, grün = aktueller Stand ist als Datei gespeichert. Ein bestehendes Audit laden Sie auf der Startseite über „Bestehendes Audit laden".

5. Vor dem Start: Welche Informationen Sie vorbereiten sollten

Hinweis: Nicht jedes hier genannte Konzept ist ein separates Formularfeld — manches wird über zusammengesetzte Angaben erfasst (z. B. wird die Frage nach „automatischer Entscheidung mit erheblicher Wirkung" über die AI-Act-Risikoklasse mit abgedeckt, „Kritikalität" über Datenkategorien + Use-Case-Beschreibung). Die Liste hilft Ihnen, die Diskussion intern vorzubereiten.

Use Case (Pflichtangaben im Formular)

Vorbereitend zu klären (nicht als Einzelfeld, aber in der Auswertung relevant): Fachbereich & Nutzergruppen, geplante menschliche Prüfung vor externer Nutzung, Kritikalität der Anwendung.

Datenprofil (Pflichtangaben im Formular)

Rollen (Pflichtangaben im Formular)

Vorbereitend zu klären: IT-Verantwortliche/r, Fachbereichsverantwortliche/r, Stellvertretungen. Diese werden im Rollen-Reiter im erzeugten Decision Record dokumentiert, sind aber keine Pflicht-Eingabefelder.

Anbieter / Hosting

Compliance

6. Wer intern beteiligt sein sollte

In kleinen Unternehmen können mehrere Rollen von einer Person wahrgenommen werden. Entscheidend ist nicht die Stellenbezeichnung, sondern dass jede Verantwortung eindeutig einer Person zugeordnet ist.

7. Welche Daten Sie nicht eingeben sollten

Rolle	Beitrag zur Eingabe	Typische Verantwortung
Geschäftsführung	Zielsetzung, Risikoappetit, Budgetrahmen	finale Freigabe
IT-Leitung	Technik, Betrieb, Hosting-Optionen, Security-Baseline	technischer Betrieb & Sicherheit
Fachbereich	Use Case, Nutzen, Nutzergruppen, Kundenwirkung	fachlicher Owner der Anwendung
Datenschutzbeauftragte/r	Personenbezug, DSFA, VVT, Rechtsgrundlage	Datenschutz-Bewertung
Security / Informationssicherheit	Verschlüsselung, Zugriffe, Logging, Incident	Security-Freigabe
Einkauf / Legal	AVV, SLA, Subprozessoren, Vertrag	Vertragsprüfung
Controlling	Kostenannahmen, Budgettreue	Wirtschaftlichkeit
Externer Berater (falls vorhanden)	Recht, Datenschutz, Security, AI Act	fachliche Absicherung

Der Navigator benötigt in der Regel Beschreibungen von Datenarten, nicht konkrete Rohdaten.

Der Guide übermittelt Ihre Eingaben nicht an externe Dienste; es kommt kein externes KI-Sprachmodell zum Einsatz. Die Auswertung erfolgt auf Ihrer eigenen Infrastruktur.

8. Ablauf des Navigators

Schritt	Zweck	Ergebnis
1 · Vorbereitung	Unterlagen, Rollen und Datenprofil bereitlegen	eingabebereit
2 · Use Case & Datenprofil	Anwendung, Daten, Residenz und Verantwortliche erfassen	dokumentierter Use Case
3 · Machbarkeit	sieben Grundvoraussetzungen prüfen	Go / zurückgestellt
4 · Datenschutz / DSGVO	Personenbezug, DSFA-Relevanz, Art. 9 strukturieren	Datenschutz-Prüfpunkte
5 · EU AI Act	Rolle und Risikoklasse vorläufig einordnen	AI-Act-Voreinstufung
6 · Verantwortung & Betriebsroutinen	vier Routinen und Owner bewerten	Reifegrad & Auflagen
7 · Hosting-Auswahl	Optionen in acht Kriterien gewichtet bewerten	Ranking & Empfehlung
8 · Anbieter- & Security-Prüfung	bei Cloud/AIaaS Anbieter und Baseline prüfen	Anbieter-Checkliste
9 · Decision Record	Ergebnis, Auflagen und 90-Tage-Plan erzeugen	Entscheidungsvorlage
10 · Routinen & KPIs im Betrieb	laufende Nachweise und Kennzahlen pflegen	auditfähiger Betrieb

Schritt 1 — Vorbereitung: Stellen Sie Unterlagen und Ansprechpartner zusammen (siehe Abschnitt 5). Je vollständiger, desto belastbarer das Ergebnis.
Schritt 2 — Use Case & Datenprofil: Sie beschreiben die Anwendung, die Datenarten, die gewünschte Datenresidenz und die Verantwortlichen. Diese Angaben sind Pflichtfelder für die Freigabe.
Schritt 3 — Machbarkeit: Sieben Grundvoraussetzungen (Daten, Owner, Prozesse, Regulatorik, Sektor, Vertrauen, Kapazität). Ist eine nicht erfüllt, wird die Entscheidung zurückgestellt.
Schritt 4 — Datenschutz: Der Navigator strukturiert die Datenschutz-Fragen; er trifft keine abschließende Rechtsbewertung.
Schritt 5 — EU AI Act: Vorläufige Einordnung von Rolle und Risikoklasse. Bei High-Risk-Verdacht erfolgt ein Warnhinweis.
Schritt 6 — Verantwortung: Vier Betriebsroutinen werden auf Reifegrad bewertet; ein „Nein" hält die Entscheidung an.
Schritt 7 — Hosting-Auswahl: Acht Kriterien werden je Option mit 1–5 bewertet und gewichtet. Es gibt drei Bewertungs-Modi (umschaltbar):

9. Statuslogik des Decision Records

10. Pflichtfelder, Stopper und Go-live-Auflagen

Status	Wann angezeigt	Bedeutung für den Kunden
Entwurf	Use Case / Datenprofil leer oder Platzhalter	Pflichtangaben fehlen; der Report kann zur Vorbereitung exportiert werden, ist aber nicht freigabefähig.
Vorläufige Empfehlung	Ranking liegt vor, aber Pflichtangaben unvollständig	Ein Hosting-Ranking liegt vor, aber zentrale Angaben zu Use Case, Datenprofil, Anbieterprüfung oder Compliance sind noch unvollständig.
Entscheidungsreif mit Go-live-Auflagen (bernstein)	Mindestangaben vorhanden, keine harten Stopper	Die Empfehlung ist entscheidungsreif; offene Punkte sind als Go-live-Auflagen dokumentiert. Die Produktivnahme ist erst nach Nachweis dieser Auflagen zulässig.
Produktivnahme freigegeben (grün)	alle Go-live-Auflagen erfüllt + Sign-off	Alle Go-live-Auflagen sind nachgewiesen und die verantwortlichen Personen haben freigegeben.
Nicht freigabefähig	harte Stopper aktiv	Harte Stopper verhindern die Produktivnahme, z. B. fehlender AVV bei personenbezogenen Daten, nicht erfüllbare DE-/EU-Datenresidenz, kritischer Security-Kontrollpunkt „nicht erfüllt" oder ungeklärter High-Risk-Verdacht.
Zurückgestellt	Gate 1 (Machbarkeit) oder Gate 2 (Verantwortung) nicht erfüllt	Grundvoraussetzungen offen — es wird keine Empfehlung ausgesprochen; zuerst die offenen Punkte klären und erneut auswerten.

Begriff	Bedeutung	Beispiel
Pflichtfeld	Information, die benötigt wird, damit die Auswertung belastbar ist.	„Verarbeitete Datenarten müssen beschrieben werden."
Go-live-Auflage	Aufgabe, die vor der Produktivnahme erledigt und nachgewiesen werden muss (die Empfehlung kann bereits entscheidungsreif sein).	„Unterzeichneten AVV nachvollziehbar ablegen."
Stopper	Kritischer Punkt, der die Freigabefähigkeit verhindert, bis er geklärt ist.	„Kein AVV bei personenbezogenen Daten" · „kritischer Security-Kontrollpunkt nicht erfüllt" · „DE-only gefordert, aber keine DE-/EU-Region nachweisbar" · „ungeklärter High-Risk-Verdacht".

Im Formular sind Pflichtfelder mit * markiert. Fehlt eine Angabe oder steht dort ein Platzhalter, wird der Report nur als „Vorläufige Empfehlung" ausgewiesen.

10a. Nachweis-Muster: ausfüllbare Vorlagen je Auflage

Zu vielen Go-live-Auflagen wird ein Nachweis/Dokument verlangt (z. B. Sign-off, AVV-Prüfung, DSFA-Schwellwert, Risiko-Check). Der Decision Record stellt dafür ausfüllbare Muster bereit — Sie müssen nicht bei null anfangen. Besonders für weniger erfahrene Anwender ist das die Brücke von „was ist zu tun" zu „wie sieht der Nachweis aus".

⚠ Die Muster sind Orientierung, keine Rechtsberatung. Rechtsdokumente (insbesondere der AVV) sind bewusst nur als Prüf-Checkliste hinterlegt — den eigentlichen Vertrag finalisieren Sie mit Datenschutzbeauftragtem/Anwalt.

11. DSGVO- und Datenschutzprüfung

Der Datenschutz-Abschnitt fragt nicht nach einer abschließenden Rechtsbewertung, sondern strukturiert die benötigten Informationen: personenbezogene Daten, Datenarten, Zweck, Rechtsgrundlage, AVV, Unterauftragsverarbeiter, Drittlandtransfers, Prompt-/Output-Speicherung, Löschfristen, TOMs, DSFA, VVT und Betroffeneninformation.

12. EU-AI-Act-Einstufung

Der AI-Act-Abschnitt erfasst die Risikoklasse (verboten / hoch / begrenzt / minimal / unsicher) als vorläufige Einordnung. Weitere Aspekte — Rolle des Unternehmens (Anbieter / Betreiber), GPAI- oder Fremdmodell, automatische Entscheidung mit erheblicher Personen-/Kundenwirkung, Transparenz- und Schulungspflichten — sind bei der Einstufung mitzudenken und gesondert fachlich zu prüfen; der Navigator fragt sie nicht einzeln ab.

13. Anbieter- und Security-Prüfung

Bei Public Cloud und AIaaS verlassen Daten Ihr Haus — deshalb prüft der Navigator eine Security-Baseline aus 16 Kontrollpunkten: MFA, Rollen-/Rechtekonzept, API-Key-Speicherung, API-Key-Rotation, Verschlüsselung in Transit (TLS), Verschlüsselung at Rest, Logging/Audit-Logs, Monitoring, Incident-Meldeweg, SLA, Backup/Fallback, Supportzugriffe (EU/EWR), Training-Ausschluss mit Kundendaten, Prompt-/Output-Speicherung, Lösch-/Exportmöglichkeit und Mandantentrennung.

Jeder Punkt erhält zwei Bewertungen: (a) inhaltliche Bewertung (erfüllt / mit Auflage / offen / nicht erfüllt / nicht anwendbar) und (b) Nachweisstatus (offen / abgelegt / geprüft / nicht erforderlich). Die Eingabe erfolgt im Formular; der Report zeigt sie read-only.

Acht Punkte sind kritisch (★): MFA, Rollen-/Rechtekonzept, Key-Speicherung, TLS, at Rest, Logging, Training-Ausschluss, Mandantentrennung.

14. Betriebsroutinen — wiederkehrende Nachweise

Betriebsroutinen sind wiederkehrende Governance-Nachweise. Sie dokumentieren, dass die KI-Anwendung nicht nur vor Go-live geprüft wurde, sondern auch im Betrieb kontrolliert bleibt. Sie werden also nicht nur einmal ausgefüllt.

Routine	Wann wiederholen?	Typischer Nachweis
1 · Risiko-Check vor Produktivnahme	vor Go-live, bei Major Update, Anbieter-/Modellwechsel, neuer Datenkategorie, neuer Kundenwirkung	Risk-Report
2 · Fairness & Nachvollziehbarkeit	quartalsweise, nach Beschwerden, nach Vorfällen, nach größeren Änderungen	Fairness-/Monitoring-Report
3 · Änderungen an Daten & Modell (Change Control)	bei Prompt-/System-Prompt-Änderung, RAG-Dokumentenänderung, Modellversionswechsel, Anbieterupdate, neuer Datenquelle	Change-Log mit Freigabe
4 · Incident & Rollback	bei jedem Vorfall, SLA-Verletzung, Datenleckverdacht, Prompt-Injection, Kundenbeschwerde, Ausfall	Incident-Report + Rollback-Nachweis

Jede Durchführung sollte mit Datum, Anlass, Systemversion, Ergebnis, verantwortlicher Person, Nachweis und Sign-off dokumentiert werden.

Routine-Logbuch

Das Routine-Logbuch dokumentiert jede Durchführung einer Betriebsroutine. Pro Eintrag sollten enthalten sein: Datum · Anlass · KI-System / Version · durchgeführt durch · geprüft durch · Ergebnis · offene Punkte · Maßnahmen · Nachweis / Ablageort · Sign-off · nächste Fälligkeit.

15. KPIs — laufende Überwachung nach Produktivnahme

KPIs beantworten die Frage, ob die KI im laufenden Betrieb zuverlässig, sicher, wirtschaftlich und kontrolliert bleibt. Sie laufen in drei Phasen:

Typische Kennzahlen: Verfügbarkeit · Pflicht-Nachweise / Audit-Bereitschaft · ernste KI-Vorfälle · Budgettreue · Owner-Abdeckung · Kunden-/Fachbereichsnutzen · Schulungsquote / KI-Kompetenz · Time-to-Value.

16. Routine vs. KPI & Evidence-Matrix

Routinen prüfen die organisatorische Fähigkeit und Nachweisführung. KPIs messen die tatsächliche Betriebsleistung.

Evidence-Matrix und Nachweisführung

Die Evidence-Matrix zeigt, welche Aussage im Decision Record auf welchem Nachweis beruht.

17. Was nach der Auswertung zu tun ist

18. Start-Checkliste „Bereit für die Eingabe?"

19. Glossar

Bereich	Frage	Zeitpunkt	Ergebnis
Betriebsroutine	Haben wir den Prozess eingerichtet und durchgeführt?	vor Go-live, bei Änderungen, bei Reviews, bei Vorfällen	Reifegrad, Logbuch, Nachweis, Go-live-Auflage
KPI	Funktioniert die KI im Betrieb tatsächlich?	nach Go-live laufend	grün / gelb / rot, Maßnahme, Review

Aussage	Nachweis
DE-only erfüllt	Anbieterbestätigung / Vertrag
AVV abgeschlossen	unterschriebener AVV
Risiko-Check durchgeführt	Risk-Report
Incident-Prozess vorhanden	Incident-Plan
Security-Baseline geprüft	16-Punkte-Baseline mit Bewertung + Nachweisstatus je Punkt
AI-Act-Einstufung dokumentiert	AI-Act-Check
DSFA geprüft	DSFA-Entscheid

Decision Record: Strukturierte Entscheidungs- und Dokumentationsvorlage zur KI-Hosting-Frage.
Use Case: Der konkrete KI-Anwendungsfall — was die KI für wen tut.
Datenprofil: Beschreibung der verarbeiteten Datenarten und ihrer Schutzbedürftigkeit.
Gate: Prüfstufe, die bestanden sein muss, bevor die nächste geprüft wird (Gate 1 Machbarkeit -> Gate 2 Verantwortung -> Gate 3 Hosting-Auswahl).
Reifegrad: Entwicklungsstand einer Betriebsroutine: 0 = nicht vorhanden, 1 = definiert, 2 = eingerichtet, 3 = nachgewiesen.
Belastbarkeit / Abstand: Wie klar Platz 1 vor Platz 2 liegt (Abstand der gewichteten Punktwerte): > 0,5 stark, 0,2–0,5 solide, 0,05–0,2 knapp, < 0,05 keine eindeutige Empfehlung.
Freigabebedingung (Go-live-Auflage): Auflage, die vor der Produktivnahme zu erfüllen und zu belegen ist.
Stopper: Kritischer Punkt, der eine Freigabe hart blockiert (z. B. kein AVV bei personenbezogenen Daten).
Sign-off: Förmliche Freigabe-Unterschrift der verantwortlichen Person.
Audit-Trail: Lückenlose, nachvollziehbare Begründungskette, wie die Empfehlung zustande kam.
Evidence-/Control-Matrix: Zuordnung von Auflagen/Aussagen zu ihren Nachweisen, Verantwortlichen und Fristen.
DSGVO: Datenschutz-Grundverordnung der EU — regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten.
DSB (Datenschutzbeauftragte/r): Interne oder externe Person, die die Einhaltung des Datenschutzes überwacht.
AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag): Vertrag nach Art. 28 DSGVO, der regelt, wie ein Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet.
DSFA (Datenschutz-Folgenabschätzung): Prüfung nach Art. 35 DSGVO, ob eine Verarbeitung ein hohes Risiko für Betroffene birgt und welche Maßnahmen das senken.
VVT (Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten): Pflicht-Verzeichnis der Datenverarbeitungen nach Art. 30 DSGVO.
TOMs: Technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten.
Datenresidenz: Der geografische Ort, an dem Daten gespeichert und verarbeitet werden (z. B. Deutschland, EU).
EU AI Act: EU-Verordnung zur Regulierung von KI; teilt Anwendungen in Risikoklassen (verboten, hoch, begrenzt, minimal) mit unterschiedlichen Pflichten ein.
GPAI (General-Purpose AI): Universell einsetzbares KI-Modell, z. B. ein großes Sprachmodell.
Anbieter / Betreiber: Anbieter entwickelt/bringt eine KI in Verkehr; Betreiber setzt sie in eigener Verantwortung ein.
High-Risk: Hochrisiko-KI im Sinne des AI Act (z. B. Personalauswahl, Kreditscoring) — strengere Pflichten.
AI Literacy: KI-Kompetenz/-Schulung der beteiligten Personen (Pflicht nach AI Act).
Public Cloud: Betrieb beim Anbieter auf geteilter Infrastruktur.
Private Cloud: Dedizierte Cloud-Umgebung für ein Unternehmen.
On-Premise (On-Prem): Betrieb der KI auf eigenen Servern im Haus, unter eigener Kontrolle.
Hybrid: Kombination aus Cloud und On-Prem (Schnitt legen Sie fest).
AIaaS (AI as a Service): Nutzung eines fertigen KI-Dienstes über eine Schnittstelle (API), ohne eigenes Modell zu betreiben.
Betriebsroutine: Wiederkehrender Governance-Nachweis im laufenden Betrieb (die vier Routinen).
Routine-Logbuch: Datierte Dokumentation jeder Routine-Durchführung.
SOP (Standard Operating Procedure): Standardisierte Arbeitsanweisung — hier die vier Betriebsroutinen.
RACI: Rollenmodell: Responsible (macht es), Accountable (verantwortet), Consulted (wird gefragt), Informed (wird informiert).
KPI (Key Performance Indicator): Kennzahl zur laufenden Betriebsüberwachung (grün/gelb/rot).
AHP (Analytic Hierarchy Process): Anerkanntes Verfahren, um Optionen anhand gewichteter Kriterien strukturiert zu bewerten und zu vergleichen.
TCO (Total Cost of Ownership): Gesamtkosten einer Option über die Nutzungsdauer (im Werkzeug nur qualitativ, keine Euro-Zahlen).
MFA (Multi-Faktor-Authentifizierung): Anmeldung mit einem zweiten Faktor zusätzlich zum Passwort.
RBAC (Rollen-/Rechtekonzept): Zugriffsrechte werden an Rollen statt an einzelne Personen vergeben (Role-Based Access Control).
TLS: Verschlüsselung der Datenübertragung (Transport Layer Security; schützt Daten in Transit).
SLA (Service-Level-Agreement): Vertraglich zugesicherte Dienstgüte, z. B. Verfügbarkeit und Reaktionszeit.
NIS2: EU-Richtlinie zur Cyber-Sicherheit für bestimmte Unternehmen und Sektoren.
KRITIS: Kritische Infrastrukturen (z. B. Energie, Wasser, Gesundheit) mit erhöhten Sicherheitspflichten.
ISO/IEC 27001: Internationaler Standard für Informationssicherheits-Managementsysteme.
ISO/IEC 42001: Internationaler Standard für KI-Managementsysteme.
COBIT: Rahmenwerk für IT-Governance; die Routinen verweisen als Fachreferenz auf COBIT-Kontrollziele (z. B. APO13, MEA03, BAI06, DSS02).

20. Haftungsausschluss

Anhang A · Was jede Eingabe bewirkt — Feld für Feld

Diese Übersicht erklärt für jedes Eingabefeld, was im Hintergrund passiert — ob es die Auswertung steuert oder nur dokumentiert wird. Viele dieser Hinweise stehen auch direkt an den Feldern im Formular; hier sind sie zum Nachschlagen gesammelt.

Feld	Was dahinter steckt
Firmenname	Nur Dokumentation — erscheint auf Deckblatt, Fußzeile und im Datei-Namen beim Speichern. Keine Wirkung auf das Ergebnis.
Branche / Sektor	Steuert die Startwerte in Schritt 3. Bei Healthcare, Finance und Energie werden die Vorschlags-Noten von Public Cloud und AIaaS bei Compliance/Risiko gesenkt (dort heikler). Erscheint außerdem im Regulatorik-Anhang.
Größe (Micro/Small/Medium/Large)	Nur Dokumentation/Kontext. Es wird keine automatische Kostenschätzung berechnet; kein Einfluss auf das Ranking.
Land	Nur Dokumentation.
Anwendungsfall (Beschreibung)	Nur Dokumentation — Freitext im Bericht.
Typ der KI-Anwendung	Nur Dokumentation.
Datenkategorien	Überwiegend Dokumentation. Mild wirksam: dient als Ersatz-Signal für „personenbezogen", falls das Feld unten leer bleibt; „Gesundheitsdaten" blendet im Anhang den Art.-9-Hinweis ein.

Feld	Was dahinter steckt
Personenbezogene Daten? = Ja	Erzeugt zwei Freigabebedingungen: „Personenbezug dokumentieren" und „DSFA-Relevanz bewerten".
Besondere Kategorien (Art. 9)? = Ja	Stärkster Hebel: zusammen mit „DSB nicht eingebunden" wird die ganze Entscheidung zurückgestellt — auch wenn alle Schritte bestanden sind.
Kundendaten? = Ja	Erzeugt die Auflage „Vertraulichkeit & Geheimnisschutz prüfen".
Geschäftsgeheimnisse? = Ja	Gleiche Vertraulichkeits-Auflage.
Datenschutzbeauftragte/r eingebunden?	Sicherheits-Schalter zur Art.-9-Frage: nur in dieser Kombination wirksam. „Ja" lässt die Entscheidung weiterlaufen, „Nein"/leer hält sie an. Ohne Art.-9-Daten folgenlos.
IT-Verantwortliche/r	Wird gespeichert, bewirkt aktuell nichts — reines Dokumentationsfeld.

Auswahl	Was dahinter steckt
Verboten	Sofortiger Stopp — es findet keine weitere Auswertung statt.
Hochrisiko	Kein Stopp, aber ein prominentes Warnbanner „außerhalb des vorgesehenen KMU-Standardrahmens".
Begrenzt / Minimal	Normaler Durchlauf, kein Sonderverhalten.
Unsicher	Vorläufige Empfehlung — die Risikoklasse ist vor Go-live fachlich/rechtlich final einzustufen (kein harter Stopp, aber keine saubere Freigabe).

Nur die angekreuzten Optionen werden in Schritt 3 bewertet. Was nicht angehakt ist, kommt nicht in den Vergleich.

Auswahl	Was dahinter steckt
Zwingend DE / EU reicht	Souveränitäts-Filter: Public Cloud und AIaaS werden in Schritt 3 wegen Datenabfluss markiert; zusätzlich entsteht die Auflage „DE-/EU-Datenresidenz nachweisen".
Keine Beschränkung	Kein Filter, keine Residenz-Auflage.

Jede Frage hat Erfüllt / Bedingt / Nicht erfüllt. Ein einziges „Nicht erfüllt" stellt die ganze Entscheidung zurück. „Bedingt" ist nur ein Hinweis und hält nicht an.

Feld	Prüft …
T1 — Datenverfügbarkeit	Stehen nutzbare Daten bereit? (Ohne Daten kein KI-Betrieb.)
O1 — Owner	Ist eine verantwortliche Person benannt oder benennbar?
O2 — Prozesse	Gibt es dokumentierte Prozesse, in die die KI andockt?
E1 — Regulatorik	Sind DSGVO, AI Act und NIS2 identifiziert?
E2 — Sektor	Sektorrecht (BaFin, MDR, KRITIS …)? Hat zusätzlich „Nicht zutreffend".
P1 — Vertrauen	Akzeptanz bei Leitung und Fachbereich?
P2 — Change-Kapazität	Kann die Organisation den Roll-out stemmen?

Jede Frage hat Ja / Teilweise / Nein. Ein einziges „Nein" stellt zurück und markiert die betroffene Routine. „Teilweise" ist nur ein Hinweis. Das Owner-Feld bei Routine 1 leer zu lassen zählt wie „Nein" — ohne benannte Verantwortung keine Freigabe.

Routine	Worum es geht
SOP 1 — Risiko-Check	Auslöser, Bias-/Robustheitstests, Mitigation, Nachweis — plus verantwortliche Person.
SOP 2 — Fairness-/Transparenz-Monitoring	Laufende Überwachung, feste Frequenz, Gruppenvergleich, Nachweis.
SOP 3 — Change Control	Versionierung/Rollback, Freigabe-Rolle, gestaffelter Rollout, Artefakt-Logs.
SOP 4 — Incident & Rollback	Incident-Pfad, getesteter Rollback, Eskalation, Post-Incident-Review.

Feld	Was dahinter steckt
Noten-Matrix (8 Kriterien × Optionen, 1–5)	Kern der Berechnung: Note × Gewicht, aufsummiert — die höchste Summe gewinnt. Vorbelegt mit Branchen-Startwerten.
Gewichte (8 Felder, %)	Wie wichtig jedes Kriterium ist. Vorbelegt mit der Standardgewichtung des Bewertungsmodells (Herleitung im Methodik-Anhang). Ändern Sie sie, weist der Bericht „eigene Gewichtung" aus. Werden auf 100 % normiert.
Wirtschaftlichkeit	Fließt nur qualitativ in Gate 3 ein. Es werden keine TCO-/Euro-Zahlen berechnet; die TCO-/Angebotsprüfung erfolgt separat. Kein Einfluss aufs Ranking über das qualitative Kriterium hinaus.